เอกสารคืออะไร

เขียนโดย กนกพิชญ์ เตมีบริบูรณ์ (แวน)

หากพิจารณาจากคำนิยามของคำว่า “ เอกสาร ” ตามประมวลกฎหมายอาญามาตรา ๑(๗) จะต้องประกอบด้วยสาระสำคัญ ๔ ประการ ดังต่อไปนี้ 

๑) ต้องเป็นวัตถุ เพื่อให้มีความมั่นคงพอควร 

๒) ต้องใช้เป็นพยานหลักฐาน โดยต้องมองเห็นด้วยตาเปล่า

๓) ต้องเป็นเจตนาของบุคคล เพื่อสื่อความหมายที่จะผูกพันตามกฎหมาย

๔) ไม่จำกัดรูปแบบในการทำเอกสาร ไม่ว่าจะทำโดยวิธีใด

ดังนั้น คำว่า “เอกสาร “อาจจะเป็น วัตถุอื่นก็ได้ ดังนั้น เอกสารอาจทำจาก วัตถุอื่นๆโดยไม่มีข้อจำกัด เช่น แผ่นพลาสติก โลหะ ไม้ ป้ายทะเบียนรถยนต์  ทั้งนี้หมายความรวมถึง กระดาษ หรือวัตถุอื่นใด เป็นสิ่งที่ใช้แสดงความหมายเพื่อเป็นหลักฐาน มิใช่เป็นเพียงอุปกรณ์ที่จะทำให้แสดงความหมายออกมา เช่น กระดาษเปล่าที่ใช้ทำสัญญา โดยการใช้ปากกาเขียน กระดาษที่เขียนสัญญาเสร็จสมบูรณ์จึงเป็นเอกสารตามความหมายของมาตรา ๑(๗)  แต่ปากกาซึ่งเป็นวัตถุที่ใช้เขียนสัญญา ไม่ได้เป็นเอกสารแต่อย่างใด  

สิ่งที่เป็นเอกสารจึงต้องเป็นวัตถุเท่านั้น ถ้าเป็นสิ่งที่ไม่มีความมั่นคงก็ไม่อาจถือเป็นเอกสารได้

 เช่น การยิงแสงเลเซอร์ขึ้นบนท้องฟ้า 

ประเภทของเอกสาร 

1. เอกสารราชการ  เช่น บัตรประชาชน โฉนดที่ดิน
2. เอกสารสิทธิ ต้องเป็นเอกสารที่ก่อ, เปลี่ยนแปลง, โอน, สงวนหรือระงับซึ่งสิทธิ เช่น ตั๋วเครื่องบิน,  แบบแจ้งการครองครองที่ดิน (ส.ค.๑) และใบเสร็จรับเงิน  สำเนารายงานการประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้น 
3. เอกสารสิทธิที่เป็นเอกสารราชการ 
4. เอกสารมหาชน คือ เอกสารที่บุคคลทั่วไปสามารถหรือมีสิทธิขอตรวจสอบดูได้ เช่น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น หรือ สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ หรือตามพระราชบัญญัติบริษัทมหาชน จำกัด พ. ศ .๒๕๓๕ เป็นต้น  
5. เอกสารชุด หมายถึง  เอกสารในเรื่องเดียวกัน แต่ได้จัดทำ “ ต้นฉบับ ” ขึ้นหลายชุดโดยแต่ละชุดให้ผู้เกี่ยวข้องรักษาไว้ เช่น สัญญาซื้อขายที่ดิน  ฯลฯ
6. พินัยกรรม